Ultimative Effizienz mit dieser Ordnerstruktur für Unternehmen

Als Inhaber eines kleinen Unternehmens stehst du vor einer großen Herausforderung. Ob in einer Immobilienverwaltung, einem Handwerksbetrieb, einer Hausverwaltung, einem Architekturbüro oder einer anderen Branche, du musst eine Vielzahl von Dokumenten effizient organisieren.

Die richtige Ordnerstruktur zu finden, ist dabei essenziell, um den Überblick zu behalten und Zeit zu sparen.

Die Organisation dieser Dokumente ist oft zeitaufwendig. Du musst die Dokumente benennen und in den passenden Ordner ablegen. Die meisten nutzen eine hierarchische Ordnerstruktur. Diese besteht aus verschachtelten Ordnern und lässt sich beliebig gestalten.

Beispiel:

Dokumententyp/Jahr/Korrespondent/Datum-Titel.pdf

Angenommen, du erhältst eine Rechnung vom Obi-Baumarkt am 20. Feb 2024. Du würdest sie folgendermaßen ablegen:

Rechnung/2024/Obi-Baumarkt/24-02-20-Kleiderschrank.pdf

Das ist nur ein Beispiel. Du hast wahrscheinlich dein eigenes System, wie du bisher deine Dokumente organisierst.

Eine effiziente Ordnerstruktur ist für Unternehmen essenziell. Je tiefer und inkonsistenter die Struktur ist, desto mehr Zeit und Geld kostet es. Das Finden und Sortieren wichtiger Dokumente wird dadurch erschwert. Viele Betriebe beschäftigen sogar Vollzeitmitarbeiter für diese Aufgabe.

Häufig ist die Ordnerstruktur nicht vollständig dokumentiert, was die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erschwert und Fehler begünstigt.

Hier sind acht Gründe, warum die klassische Ordnerstruktur für Unternehmen nicht mehr zeitgemäß ist:

1. Inflexibilität

Die klassische Ordnerstruktur ist starr. Einmal aufgesetzt, ist es ein enormer Aufwand die Ordnerstruktur zu ändern. Somit gibt es Schwierigkeiten bei der Anpassung an sich ändernde Geschäftsbedingungen oder neue Anforderungen.

2. Schwierige Navigation

Oft ist die Hierarchie der Ordner mehrere Ebenen tief. Umso mehr Ebenen es gibt, desto mehr Probleme gibt es mit der Auffindbarkeit von Dokumenten.

Die Sichtbarkeit und Zugänglichkeit wird erschwert, da du nur die aktuelle Ebene siehst. Du siehst nicht welche Ordner auf den tieferen Ebenen folgen.

3. Benennungsprobleme

Die Benennung von Dokumenten erfordert eine sorgfältige Überlegung und Konsistenz. Andernfalls wird die Auffindbarkeit schwierig.

Außerdem stellt die Benennung und Strukturierung einen nicht unerheblichen Zeitaufwand dar.

Der Arbeitsablauf in vielen Unternehmen sieht wie folgt aus: Jedes Dokument wird geöffnet, Datum, Korrespondent und Titel werden abgeleitet und in den Dateinamen geschrieben. Danach wird überlegt wo das Dokument am besten abgelegt werden soll.

4. Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Deine Mitarbeiter müssen sich mit der komplexen Struktur vertraut machen. Zu Zeiten des Fachkräftemangels, verbrauchst du wertvolle Zeit und Ressourcen deiner Mitarbeiter für die Pflege deiner Ordnerstruktur.

Die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern wird zur Herausforderung je komplexer die Ordnerstruktur einmal ist.

5. Menschliche Fehler

Fehler sind menschlich. Wo Menschen arbeiten entstehen Fehler. Falls deine Dokumentenverwaltung mehrere manuelle Schritte beinhaltet, wirst du mit einer gewissen Fehlerquote leben müssen. Hier ist es wieder so: Je komplexer, desto höher ist das Risiko für Fehler.

6. Doppelte Dateien (Duplikate)

Es kann leicht passieren, dass du oder ein Mitarbeiter ein Dokument mehrmals an verschiedenen Orten ablegt. Es ist nahezu unmöglich bei einer hierarchischen Ordnerstruktur zu wissen, ob das Dokument woanders bereits existiert.

Du müsstest jedes Mal nach dem Titel suchen und die Dokumente manuell vergleichen.

7. Zugriffsrechte

Die Verwaltung von Zugriffsrechten wird in einer Ordnerstruktur für Unternehmen kompliziert, wenn unterschiedliche Bereiche unterschiedliche Berechtigungen erfordern.

Du möchtest wahrscheinlich vermeiden, dass alle Mitarbeiter Zugang zu allen Unternehmensdaten haben.

Nicht nur deine Mitarbeiter haben Zugang, sondern jeder, der Zugang zu dem Computer deiner Mitarbeiter hat.

Cybersecurity ist ein großes Thema. Aus diesem Standpunkt heraus ist es nicht ideal.

8. Begrenzte Suchfunktionen

Du hast in den meisten Fällen begrenzte Optionen nach deinen Dokumenten zu suchen. Je nachdem wie alt dein Betriebssystem ist, hast du eventuell keine OCR Suche zur Verfügung. Du kannst nur nach dem Dateinamen suchen. OCR ermöglicht die Suche nach dem Dokumenteninhalt. Mehr dazu im nächsten Kapitel.

Wir beleuchten einige Technologien, die der "Game-Changer" für die Dokumentenverwaltung sind.

Einsatz von OCR (Optical Character Recognition)

OCR steht für optische Zeichenerkennung. Diese Technologie ermöglicht es Computern, gedruckten oder handgeschriebenen Text in Bildern zu erkennen. Anschließend wandeln sie diesen Text in eine bearbeitbare Form um.

Voraussetzung dafür ist, dass dein Scanner oder deine Handykamera Scans in einer genügend hohen Auflösung machen kann.

Mit OCR können Texte aus Bildern oder Dokumenten extrahiert und weiterverarbeitet werden, ohne dass jemand den Text manuell abtippen muss.

Tag-basierte Strukturen

Ein Tag ist ein einfaches Schlagwort oder Etikett. Es wird einer Datei zugeordnet, sei es ein Dokument, ein Bild oder ein Video. Tags helfen dabei, Inhalte zu organisieren und leichter auffindbar zu machen.

Zum Beispiel könntest du einem Foto von einem Strand die Tags Strand, Sommer und Urlaub zuordnen, um es später einfacher wiederzufinden oder in einer Gruppe ähnlicher Fotos zu gruppieren.

Tags erhöhen die Flexibilität. Denke bei einem Tag an eine flexiblere Variante eines Ordners.

Kombination aus OCR und Tagging

OCR und Tags sind für sich sehr mächtig. Wenn du beides kombinierst, kannst du deine Dokumentenverwaltung weiter optimieren.

Synergien wie die automatische Tag Erstellung basierend auf dem Inhalt werden dadurch möglich. Stell dir vor, du scannst ein Dokument ein und es wird automatisch richtig abgelegt basierend auf dem Inhalt.

Digitalisierung physischer Dokumente

Eine digitale Ordnerstruktur ist heutzutage der Standard und du organisierst wahrscheinlich einen Teil deiner Dokumente digital. Dennoch hast du eventuell physische Akten, die du nicht ganz loswerden kannst und aufbewahren musst.

Mit den richtigen Lösungen, kannst du auch die Zugänglichkeit deiner physischen Dokumente erhöhen und brauchst keine komplexe Struktur anlegen. Eine fortlaufende Aktennummer reicht bereits aus. Mehr dazu in einem zukünftigen Artikel.

Cloudbasierte DMS (Document Management System)

Cloudbasiert bedeutet, dass Daten und Software nicht auf dem eigenen Computer oder einem lokalen Server gespeichert sind. Stattdessen läuft alles auf externen Servern im Internet. Du kannst über das Internet darauf zugreifen, ohne dass du etwas auf dem eigenen Gerät installieren musst.

Die Vorteile cloudbasierter DMS (auf Deutsch: Dokumentenverwaltungssysteme) liegen auf der Hand: Du kannst von überall aus in Echtzeit auf deine Daten oder Software zugreifen, solange du eine Internetverbindung hast. Außerdem ermöglicht es eine ortsunabhängige Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern.

KI-gestützte Dokumentenverwaltung

Künstliche Intelligenz ist seit dem Start von ChatGPT in aller Munde. KI kann dir helfen, deine Dokumente automatisch zu klassifizieren und zu analysieren.

Denkbar sind in Zukunft Analyse Tools basierend auf deinen Dokumenten. Etwas, was wir bei DigitizerSpace noch entwickeln müssen.

Um eine sinnvolle Ordnerstruktur in deinem Unternehmen zu etablieren, ist es wichtig, sich an bewährte Methoden und Tipps zu halten. Im Folgenden findest du einige Best Practices und Empfehlungen, die dir dabei helfen können, deine Dokumentenverwaltung zu optimieren:

Anschaffung eines OCR fähigen Dokumentenscanners

Falls du physische Dokumente wie Akten, Briefe oder ähnliches digitalisieren möchtest, ist ein OCR fähiger Scanner die beste Option. Diese Art von Scannern bereitet die Dokumente optimal für die Texterkennung vor.

Cloudbasierte Systeme und Software nutzen

Onedrive, Google Drive oder ähnliches sind dir bereits ein Begriff und hast du im Einsatz? Es unterscheidet sich nicht großartig von der Ordnerstruktur auf einem Computer, aber es erleichtert die Zusammenarbeit.

Wir empfehlen einen Cloudspeicher für größere (Medien)-Dateien und veränderliche Office-Dokumente (Excel, Word, Powerpoint oder die Google Alternativen).

Desweiteren kann es Sinn machen ein cloudbasiertes Projekt-Management-Tool und eine Notiz-App zu nutzen. Schau dir hier unseren ausführlichen Artikel zu Notion und Asana und deren Unterschiede an.

Dokumentenverwaltungssystem

Es gibt viele DMS auf dem Markt. Wir haben uns verschiedene angeschaut (vielleicht noch einen separaten Artikel wert). Da wir es bevorzugen, die Kontrolle über unsere Daten zu behalten, kamen für uns zwei Open-Source Varianten in Betracht: Papermerge und Paperless-ngx. Diese beiden Tools werden selbst gehostet.

Wir finden Paperless-ngx ist das beste DMS auf dem Markt und erklären dir kurz warum:

Die Vorteile von Paperless-ngx

• OCR Texterkennung: erzeugt eine OCR Ebene von Dokumenten und ermöglicht das Durchsuchen und Auswählen von Text.
• Tag-basiertes System: Organisiere und indiziere deine gescannten Dokumente mit Tags, Korrespondent, Typ und weiteren Feldern.
• Automatisierte Ablage: Deine Daten sind lokal auf deinem Server gespeichert und werden in keiner Weise übertragen oder geteilt.
• Du kannst über deinen Scanner, Smartphones, Computer oder per E-Mail Dokumente in Paperless importieren
• Machine Learning: Einsatz von machinellem Lernen, um automatisch Tags, Korrespondenten und Dokumententypen hinzuzufügen
• Unterstützung für PDF Dokumente, Bilder, Text Dateien, Office Dokumente (Word, Excel, Powerpoint und LibreOffice Equivalente)
• Einfach zu bedienende Benutzeroberfläche und flache Lernkurve
• Intelligente Suche: Finde alles was du brauchst mit automatischer Vervollständigung
• Du kannst beliebig viele Benutzer und Gruppen anlegen und flexible Zugriffsrechte geben
• Paperless prüft auf Duplikate und vermeidet diese automatisch
• Paperless kann parallel zu dem Tag-System eine klassische Ordnerstruktur für dich anlegen, falls du beides nutzen möchtest
• Und viele weitere Details, die den Rahmen dieses Artikels sprengen würden 🙂

Wir möchten dir hier ein kurzes Beispiel geben wie einer unserer Kunden seine Effizienz mit Paperless-ngx massiv gesteigert hat:

Chris F. ist Unternehmer in der Immobilienwirtschaft und hat sich entschieden einen NAS Server (konkret die Synology NAS) anzuschaffen und darauf Paperless-ngx zu installieren. Einen OCR fähigen Dokumentenscanner (konkret Fujitsu ScanSnap) hatte er bereits. Er konnte auf diese Weise seine gesamten physischen Dokumente loswerden.

Seine bisherige Ordnerstruktur war sehr komplex mit vielen Ebenen und teilweise inkonsistent. Er und seine Mitarbeiter verloren teilweise den Überblick.

Zunächst machte sich Chris mit dem System vertraut. Nach kurzer Zeit konnte er bereits mehrere Stunden pro Woche einsparen.

Seine Mitarbeiter brauchten vorher teilweise 5 Minuten, um das richtige Dokument zu finden. Jetzt finden seine Mitarbeiter nach seinen Aussagen innerhalb von 15 Sekunden das richtige Dokument.

Dank des neuralen Netzwerks in Paperless, braucht er nur fünf bis sechs Dokumente eines Typs einspeisen und manuell Tags, Korrespondenten und weitere Details setzen. Danach macht Paperless es automatisch.

Chris pflegt etwa 1000 Dokumente in einer Woche ein mit 30 bis 60 Minuten Arbeit pro Tag. Sein Zeitgewinn beläuft sich mittlerweile auf 15 Stunden pro Woche.

Chris war anfangs unsicher, seine alte Ordnerstruktur aufzugeben. Veränderungen sind immer schwierig. Jetzt ist er vollauf begeistert.

Ordnerstruktur ist old-school. Durch die Paperless Suche ist mein Workflow brutal schnell!.

Du kennst die Nachteile und Probleme einer traditionellen hierarchischen Ordnerstruktur. Du hast jetzt neue Ansätze wie du deine Ordnerstruktur effizienter gestalten kannst.

Wir sind uns sicher, es lohnt sich etwas Zeit in die Anpassung der Ordnerstruktur zu investieren. Das papierlose Büro ist die Zukunft. Um gute Mitarbeiter zu gewinnen, ist es fast schon Pflicht, Homeoffice und remote Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Eine digitale, OCR- und Tag-basierte Dokumentenverwaltung kann die Effizienz und Produktivität in deinem Unternehmen deutlich steigern. Gleichzeitig kann sie die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen.

Die daraus gewonnenen Ressourcen kannst du in anderen Bereichen deines Unternehmens nutzen.

🛠️ Paperless-ngx IT-Support 🛠️

Du benötigst Unterstützung bei der Installation oder Konfiguration von Paperless-ngx? Ich helfe dir gerne weiter! Schreib mir einfach eine Mail an: hello@digitizerspace.com