Notion vs Asana: Was ist das bessere Projektmanagement Tool?

Notion und Asana sind beides beliebte Softwareprogramme für die Steigerung der Produktivität innerhalb eines Unternehmens. Notion ist durchaus auch für den privaten Gebrauch nützlich.

Wenn du im Internet nach Projekt-Management Tools oder Team-Management Tools suchst stößt du oft auf diese Namen. Notion und Asana teilen viele Kernfunktionen, haben aber fundamentale Unterschiede.

Dieser Artikel soll dir helfen, die Unterschiede kennenzulernen und eine Auswahlentscheidung zu erleichtern. Schließlich ist oft weniger mehr und jedes zusätzliche Software-Tool erhöht die Komplexität in deinem Arbeitsalltag.

Konzept von Asana

Asana ist seit 2011 auf dem Markt. Es hat Millionen Nutzer, darunter viele Fortune 500 Unternehmen. Es ist ein traditionelles Produktivitäts-Tool und versucht nicht zu viel auf einmal zu machen.

Asana ist gestaltet für Team basierte Projekte. Es ist sehr einfach damit zu starten, die Lernkurve ist flach. Es gibt keine Möglichkeit Dokumente oder Wikis anzulegen. Dafür glänzt es mit mehr Funktionen für die Team-Verwaltung und Zusammenarbeit.

Der Fokus liegt klar auf einer einfachen Benutzeroberfläche, um es in kurzer Zeit optimal zu nutzen.

Konzept von Notion

Notion ist ein neueres Tool, das seit 2016 erhältlich ist. Derzeit erobert es den Markt im Sturm und legt an Marktanteilen zu. Notion ist ein all-in-one Workplace. Es gibt keine Trennung in der Verwaltung von Dokumenten, Aufgaben oder Tabellen.

Es beeindruckt oder überfordert den Benutzer anfangs mit der Schier an Konfigurationen. Ermöglicht dadurch eine hohe Flexibilität und Anpassbarkeit. Die Lernkurve ist allerdings steil.

Notion deckt mehr Anwendungsfälle ab. Es ersetzt mehrere Apps, wie z. B. Airtable, Google Docs, Confluence, Evernote, Monday, Clickup, Jira und weitere.

Notion hat nicht die erweiterten Projekt-Management Funktionen wie Asana, insgesamt aber deutlich mehr Funktionen. Mit Notion kannst du eine Wissensdatenbank für dich und dein Team anlegen und diese einfach verwalten.

Notion hat einen kostenlosen Plan, der für Einzelkämpfer erstmal ausreichend ist, aber für kleine Teams unbrauchbar ist. Erweiterte Funktionen gibt es für 16 USD / Nutzer / Monat. (Stand Februar 2024)

Asana hat ebenfalls einen kostenlosen Plan, der allerdings sehr beschränkt ist. Erweiterte Funktionen gibt es ab 10,99 USD / Nutzer / Monat.

Beide Anwendungen bieten sowohl mobile Apps für Android und iOS, als auch Desktop Apps für Windows und MacOS an.

Bei dem Anlegen und der Verwaltung von Projekten bieten Notion und Asana die gleichen Funktionen. Du kannst Kanban-Boards anlegen und hast mehrere Ansichten zur Auswahl wie Kalender, Zeitleiste oder Tabelle. Die Aufgaben kannst du an dich oder Mitarbeiter zuweisen. Ebenso haben beide Apps eine Kommentarfunktion, was die Kommunikation erleichtert.

Notion hat zudem noch eine Gallerie-Ansicht.

Die Verwaltung von Dokumenten, Medien und anderen Ressourcen ist in beiden Apps unterschiedlich.

Mit Notion kannst du alle Ressourcen in derselben App erstellen und verwalten. Du kannst Seiten erstellen, die eine ähnliche Struktur wie Webseiten haben. Mit @ kannst du einfach verschiedene Seiten miteinander verlinken.

In Asana selbst kannst du keine Dokumente anlegen. Allerdings kannst du externe Dokumente (z. B. von Onedrive, Google Drive o.ä.) dank der Vielzahl an Integrationen verlinken.

Notion ist für remote Teams ideal. Mehrere Mitglieder können Notizen und Checklisten in Echtzeit bearbeiten. Inhalte können kommentiert werden. Bei der Bearbeitung von Dokumenten fehlen allerdings ein paar Funktionen im Vergleich zu den klassischen Office Dokumenten (Excel, Word).

Asana erlaubt keine kreative Kollaboration an Dokumenten. Die Integration mit Google Workspace oder Microsoft Office 365 ermöglicht dir jedoch die Verlinkung auf externe Dokumente.

Notion und Asana unterstützen beide unlimitierte Uploads in allen Plänen. Bei Notion liegt das Limit bei 5MB pro Datei im kostenlosen Plan. Bei Asana liegt das Limit bei 100MB pro Datei.

Asana hat keine integrierte Datenbanklösung. Mit Notion kannst du Datenbanken anlegen und diese mit verschiedenen Seiten verbinden.

Beide Software-Tools bieten eine Menge an vordefinierten Vorlagen an, damit du sofort mit deinem Projekt loslegen kannst. Da bleiben praktisch keine Wünsche offen.

Die Suchfunktion ist in Notion ziemlich mächtig. Falls du Paperless-ngx kennst oder nutzt, wirst du Parallelen feststellen. Mit wenigen Suchbegriffen findest du in sekundenschnelle die richtigen Dokumente.

Asana hat ebenfalls eine Suchfunktion, die etwas simpler aufgebaut ist. Damit kannst du z. B. nach Aufgaben oder Kommentaren suchen.

Beide Tools unterstützen eine Verbindung mit hunderten Apps (z. B. mittels Zapier, Make oder IFTTT). Es ist nützlich, um z. B. Dateien zu einer anderen Plattform zu bewegen. Ebenso ermöglicht es Informationen mit Beteiligten zu teilen. Oder Aufgaben zu erstellen, basierend auf Ereignissen, die in deinem Unternehmen passieren. Asana bietet darüber hinaus interne wenn-dann Regeln in den Bezahlversionen. Damit kannst du innerhalb von Asana Automatisierungen einrichten.

Asana und Notion haben beide einen integrierten KI-Assistenten. In Notion kannst du damit Dokumente schreiben lassen, Texte zusammenfassen und verbessern. Alles ohne dass du die App verlassen musst.

In Asana kannst du die KI nur mit dem Bezahlplan nutzen. Der Assistent beantwortet dir Fragen über dein Projekt.

Beide Tools lassen sich problemlos miteinander integrieren. Das macht besonders Sinn, wenn du beide Tools nutzen möchtest. Du kannst z. B. Notion Seiten in Asana erstellen und die Dokumente dann an Asana Aufgaben anhängen.

Damit ergeben sich dir neue Möglichkeiten deine Arbeitsabläufe zu optimieren.

Du fragst dich jetzt wahrscheinlich: Ist Notion besser als Asana?

Es kommt drauf an. Notion und Asana sind für verschiedene Arten von Teams und Workflows gestaltet. Generell glauben wir an das Kredo: Weniger Tools gleich weniger Chaos und mehr Nutzen.

Notion ersetzt mehrere Tools - nicht nur Asana. Eventuell kannst du dadurch auch einen Teil deiner E-Mail Kommunikation einsparen.

Es gibt zudem einen Asana Importer in Notion, falls du deine bestehenden Daten von Asana nach Notion umziehen möchtest.

Egal welches Tool du auswählst, eine intelligente Software für das Team- und Projekt-Management macht in vielen Fällen Sinn. Viele Unternehmer konnten in kurzer Zeit die Effizienz im Unternehmen deutlich steigern und Ressourcen einsparen.

Hier kommst du zur Website von Notion

Hier kommst du zur Website von Asana

Hier kannst du eine Übersicht sehen, die wir in Notion erstellt haben:

Tabelle mit Vergleich Notion vs Asana